Experience
L’organisation d’événements drainant jusqu’à 100 personnes, est le cœur de métier de ProPager. En 2018 :
88 conférences mises en place pour la CE dans différents pays de l'UE
54 conférences et formations mises en place pour l'ue-LISA (principalement à Strasbourg et à Tallinn)
98 conférences et formations pour l'EASO (principalement en Italie, en Grèce, en Bulgarie, à Chypre, en Autriche, en Belgique et en France, dans les capitales et dans de nombreuses villes régionales)
Actions : gestion des participants, voyages et hébergements, avec les lieux d’évènements, leurs équipements, matériel de conférence,…
L’organisation de conférences accueillant entre 150 et 800 participants est le second pôle d’activité de ProPager. En 2018:
Environ 15 grandes conférences organisées pour la CE dans différents pays de l'UE, parmi lesquelles : Recherche sur la sécurité - SRE à Bruxelles (800 participants), Sommet Startup Europe à Sofia (600 participants), Semaine internationale de la sécurité des produits (400 participants)
Environ 4 grandes conférences organisées pour eu-LISA et EASO (plus de 100 participants)
Actions : conception de l'événement, avec son identité visuelle, son site web, la gestion de ses participants, les voyages, les hébergements, les lieux d’événement, avec leurs équipements, le matériel de conférence, la production vidéo, l’assistance technique et logistique sur site,…
ProPager a organisé de grands événements drainant jusqu'à 8000 personnes, principalement pour le Parlement européen:
European Youth Event (EYE): 2014, 2016 et 2018 à Strasbourg
Journée portes ouvertes du PE: 2015 & 2016 à Bruxelles, 2015-2017 à Strasbourg
Actions : gestion globale des événements allant des relations publiques avec les autorités et les médias, en passant par la conception des événements, leur identité visuelle, la gestion des participants et des partenaires, comme celle des fournisseurs, la logistique, les équipements, les stands, le matériel, la production vidéo, l’assistance technique et logistique sur site,…
ProPager a organisé plusieurs stands et expositions lors de salons internationaux :
Le stand DG RTD à la "Bio International Convention" de Boston (2018)
Le stand DG SANTE pour "International Green Week" à Berlin, au Salon de l’Agriculture à Paris (2015, 2016 & 2017) et au "Salone di Gusto" à Turin
Le stand DG MOVE au "World Travel Market" à Londre et le "Borsa Internationale del Turismo" (BIT) à Milan (2012)
Actions : coordination générale avec les organisateurs de salons et les fournisseurs, conception de stands et d'activités pédagogiques ou ludiques, gestion du personnel sur stands et lieux d'expositions, assistance technique et logistique sur site…
ProPager Group a organisé des événements spécifiques comme :
Exposition itinérante (Road show) sur la citoyenneté européenne dans 12 pays de l’UE et dans 336 villes de 2004 à 2010
Olympiades de l’aide humanitaire - campagne de sensibilisation et événement final qui a pris la forme de jeux inter-cités en Slovaquie et en Italie
Actions: conception et réalisation d'événements, relations avec les autorités nationales et locales, relations médias, logistique,…
ProPager Group a géré plusieurs concours et récompenses :
"Access City Award", DG JUST (UE entière), 2012 – 2014
"European Action on Drugs", DG JUST (UE entière), 2009 - 2010
Concours multimédia «Migrants en Europe» (UE entière), 2010
DG HOME Concours sur les droits de l'enfant (ensemble de l'UE), 2006-2010
"Prix Natali" pour les journalistes, DG DEV (mondial), 2004-2010
Actions: promotion de l’événement, organisation des réunions du jury, relations médias, organisation des cérémonies de remise des prix,…
ProPager Group a organisé des campagnes de communication:
“EU Trade policy. What is it, why it matters” – en cours, 21 pays de l'UE
“My Healthy Family” – 2015, campagne d'information de la DG SANTE en Pologne et en Hongrie
“Passengers rights” campagne, DG MOVE, dans 28 pays de l'UE, 2010-2012
Actions : identification des groupe-cibles, promotion de la campagne de sensibilisation, activités liées aux réseaux sociaux, relations médias, publicité, analyse d'impact…
Services
Identification des groupe- cibles et de leurs spécificités Stratégie de promotion Relations avec les médias (contenu et format) Gestion des réseaux sociaux Interactivité pendant les événements - impliquant le public via des systèmes de vote, Twitter, de murs interactifs
Création de sites Web pour des événements : structure et contenu Gestion Web : mises à jour et rapports Inscription des participants
Services de réservation (système Amadeus) Outil de réservation en ligne (application Amadeus) Émission de titres de transport (24/24) Assurances professionnelles Support de visa Help-line Négociation des tarifs avec les hôtels Accord avec certaines chaînes internationales (Hôtels Accor)
Stand, concepts d'exposition Assurer la liaison entre les organisateurs des foires expositions et les espaces retenus Coordination de la production, montage, démontage Concept d'activités pour impliquer les visiteurs Assistance sur site
Identité visuelle des événements - création de la ligne graphique, logo ... Mise en page des documents: programmes, bio intervenants, publications… Visuels pour stands, expositions, panneaux de signalisation ... Conception de matériel de conférence: badges, roll-ups, économiseurs d'écran, bannières, goodies…
Inscriptions(outil en ligne simple, formulaire jot) Accréditation(badge, imprimantes, scanners QC)Hotline disponible avant, pendant et après l'événement Informations pratiques (envoyées par courrier électronique, sur le site de l'événement)Accueil et soutien sur place(hôtesses, transports locaux, bureaux d'information)Gestion des VIP: protocole, sécuritéPaiements des indemnités journalières Services post-événements : envoi / partage de documents, photos
La gestion de la qualité comprend:Sélection rigoureuse des prestatairesDirectives avec objectifsPlanification des actions avec des délais clairement définisLes contratsSurveillance régulière des services, éventuellement mesures correctivesCompte rendu avec les clients, les participants, le personnel et les fournisseursRapport technique avec pièces justificativesRapport financier avec documents et factures correspondantsLeçons apprises appliquées aux prochains événements
Identification des lieux Analyse des offres par rapport aux critères de sélection Négociation de forfaits conférences Visites et contrôles préliminaires sur place (selon le pays / la ville) Liste des besoins et identification des fournisseurs locaux Coordination et supervision du travail des sous-traitants Montage et démontage